学院公文处理办法
发布时间:2012-03-08 浏览次数:

为了使学院的公文处理工作规范化、制度化、科学化,特制定本规定:

一、学院公文,是学院在行政管理过程中形成的以学院名义颁发的文书,是学院依法治校和进行日常管理的重要工具。

二、学院公文处理指学院公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相应关联、衔接有序的工作。

三、学院的公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则,做到及时、准确、安全。

四、公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其它有关规定,不得随意翻印。

五、学院办公室是学院公文处理的管理机构,负责处理学院公文。各二级学院、系(部)、部门应安排专人负责公文处理工作。

六、各二级学院、系(部)、部门、要高度重视并积极推进办公自动化建设工作,推广电子公文,努力减少纸质公文,提高公文处理工作的效率和质量。

七、我院公文的种类主要有:

1.决定:用于对重要事项或者重大行动做出安排,奖惩有关部门及人员,变更或者撤销有关不适当的事项。

2.公告:用于向院内外宣布重要事项。

3.通告:用于公布学院各方面应当遵守或者周知的事项。

4.通知:转发上级部门公文,传达要求学院各部门办理和需要有关部门周知或者执行的事项,用于批转学院各部门的公文,任免人员。

5.通报:用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。

6.报告:用于向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关的询问。

7.请示:用于向上级机关请示指示、批准。

8.批复:用于答复下级部门的请示事项。

9.意见:用于对重要问题提出见解和处理办法。

10.函:用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题,请示批准和答复审批事项。

11.会议纪要:用于记载、传达会议情况和议定事项。

八、公文格式:一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关部门、正文、附件说明,成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发部门和印发日期等部分组成。公文按规定采用国际标准A4型纸打印。

九、行文规则:

1.公文行文时,应当确有必要,注重效用。行文关系根据隶属关系和职权范围确定,一般不得越级请示和报告。

2.除学院办公室外,其它部门不得以学院名义对外正式行文。

3.部门之间,对有关问题未经协商一致,不得擅自行文。

4.“请示”应当一文一事,一般只写一个主送机关,需要同时送其他机关的,应当用抄送形式,但不得抄送下级机关、部门。

5.“报告”不得夹带请示事项。

十、发文办理:发文办理指以学院名义制发公文的过程,包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。

1.草拟公文应当做到符合国家的法律、法规及其他有关规定;情况确实、观点明确,表述准确,结构严谨,条理清楚,直述不曲,字词规范,标点正确,篇幅力求简短。

2.涉及职能部门的学院公文,由职能部门负责草拟,如涉及相关部门,则需相关部门会签,公文送学院领导签发前,应当交由学院办公室进行审核。审核的重点是:是否确需行文,行文方式是否妥当,是否符合行文规则和拟制公文的有关要求,公文格式是否符合本规定等。

3.公文正式印制前,学院办公室应当进行核校,重点是:审批、签发手续是否完备(需有主要领导或分管领导的签发),附件材料是否齐全,格式是否统一、规范等。

十一、公文的收文办理,指的是对收到公文的办理过程,包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

1.承办部门收到交办的公文后应当及时办理,不得延误,推诿。紧急公文应当按时限要求办理,确有困难的,应当及时予以说明。

2.收到上级机关下发或交办的公文,由学院办公室提出拟办意见,送院有关领导批示后办理。

3.公文办理中遇到涉及其他部门职权的事项,主办部门应当主动与有关部门协商。

4.审批公文时,对有具体请示事项的,主批人应当明确签署意见,姓名和审批日期,其他审批人圈阅视为同意,没有请示事项的,圈阅表示已阅知。

5.送院领导批示或者交有关部门办理的公文,学院办公室负责催办,做到紧急公文跟踪催办;重要公文重点催办;一般公文定期催办。

十二、公文归档:公文办理完毕后,应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定,及时整理(立卷)、归档。个人不得保存应当归档的公文。

十三、院内相关部门合并时,全部公文应当合并管理。部门撤销时,需归档的公文整理立卷后移交学院档案室。工作人员调动岗位时,应将本人暂存、借用的公文按规定清退、移交。

十四、凡学院发送至各二级学院、系(部)、部门的公文,各二级学院、系(部)、部门要有专人负责签收、保管?;募ㄆ谇逋?,集中销毁。

十五、本规定自公布之日起施行。解释权归学院办公室。

 

 

 

一一年九月三日