学院档案管理制度
发布时间:2012-03-08 浏览次数:

为进一步加强我院档案管理工作,提高学院档案管理水平,充分发挥档案作用,根据《中华人民共和国档案法》、《江苏省档案管理条例》和《高等学校档案管理办法》,制订本制度。

档案管理人员岗位职责

一、档案管理人员应认真学习贯彻执行《档案法》,忠于职守,爱岗敬业,遵守纪律,具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。

二、严格执行公文处理和档案工作各项规章制度,及时做好档案的收集、整理工作,把好质量关,不断提高管理水平。

三、积极做好档案的提供利用工作,编制好档案检索工具,主动配合各部门工作,为学院各项工作服务,并做好对外服务工作。

四、做好档案的日常管理和?;すぷ?,定期检查档案并做好检查记录,发现问题及时向分管领导汇报,采取切实有效措施,以确保档案安全。

五、负责起草本单位的档案管理制度,督促贯彻执行。

六、档案管理人员调离工作岗位时,应积极主动地搞好移交准备工作;在办公室负责人的监督下完成交接工作后,方可离岗。

档案归档制度

一、归档范围

凡当年工作活动中形成的、具有保存价值的各种门类、载体的文件材料,均属归档范围,由各业务部门立卷,档案室统一保管。

二、归档时间

凡属归档范围的文件材料,行政部门应于次年6月前移交至档案室,业务部门于次年寒假前移交至档案室,课题档案、基建档案在项目验收后二个月内归档。

三、归档要求

1、各部门必须按照立卷归档的范围,对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。将应归档的文件材料收集齐全、完整,及时移交档案室,任何部门和个人不得私自占有和擅自处理。

文件材料的归档范围是:党群类、行政类、学生类、教学类、科研类、基本建设类、仪器设备类、产品生产类、出版物类、外事类、财会类等十一类。

2、凡归档的文件材料,必须做到齐全完整、纸质优良、字体工整、图表清晰、数据准确、责任者明确,使用标准的书写工具。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》(GB/T 18894-2002)执行。

3、归档的文件材料,应保持其历史联系,正确区分保存价值,科学地分类立卷和编目,排列有序。

4、案卷标题应简明确切,注明保管期限,便于保管利用。

5、装订卷宗要拆除卷内金属物,注意不同种类档案的装订要求。装订要结实、整齐、美观。

6、移交案卷时必须编制移交目录,交接双方根据移交目录清点核对并履行签字手续。

 

文件材料归档范围和文书档案保管期限表

 

第一条  为便于学院各部门、系部正确界定文件材料归档范围,准确划分档案保管期限,使所保存的档案既能反映学院主要职能活动情况,维护其历史面貌,又便于保管和利用,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》,《普通高等学院档案管理办法》制定本规定。

第二条  本规定中的文件材料是指学院在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。

第三条  文件材料归档范围是:

反映本学院主要职能活动和基本历史面貌的,对本学院工作、建设和历史研究具有利用价值的文件材料;

本学院需要贯彻执行的上级学院、同级学院的文件材料;下级学院报送的重要文件材料;

其他对本学院工作具有查考价值的文件材料。

第四条  文件材料不归档范围是:

上级学院的文件材料中,普发性不需本学院办理的文件材料,任免、奖惩非本学院工作人员的文件材料,供工作参考的抄件等;

本学院文件材料中的重份文件,无查考利用价值的事务性、临时性文件,一般性文件的历次修改稿、各次院对稿,无特殊保存价值的信封,不需办理的一般性人民来信、电话记录,学院内部互相抄送的文件材料,本学院负责人兼任外单位职务形成的与本学院无关的文件材料,有关工作参考的文件材料;

同级兄弟学院的文件材料中,不需贯彻执行的文件材料,不需办理的抄送文件材料;

下属单位的文件材料中,供参阅的简报、情况反映,抄报或越级抄报的文件材料。

第五条  凡属学院归档范围的文件材料,必须按规定向学院档案部门移交,实行集中统一管理,任何个人不得据为己有或拒绝归档。

第六条  学院文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。

第七条  永久保管的文书档案主要包括:

本学院制定的政策性文件材料;

本学院召开的重要会议、举办重大活动中形成的主要文件材料;

本学院职能活动中形成的重要业务文件材料;

本学院关于重要问题的请示与上级学院的批复、批示,重要的报告、总结、综合统计报表等;

本学院机构演变、人事任免等文件材料;

本学院房屋买卖、土地征用,重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料;

上级部门制发的属于本学院主管业务的重要文件材料;

同级学院、下级学院关于重要业务问题的来函、请示与本学院的复函、批复等文件材料。

第八条  定期保管的文书档案主要包括:

学院职能活动中形成的一般性业务文件材料;

学院召开会议、举办活动中形成的一般性文件材料;

本学院人事管理工作形成的一般性文件材料;

本学院一般性事务管理文件材料;

本学院关于一般性问题的请示与上级部门的批复、批示,一般性工作报告、总结、统计报表等;

上级部门制发的属于本学院主管业务的一般性文件材料;

上级部门和同级部门制发的非本学院主管业务但要贯彻执行的文件材料;

同级单位、下属单位关于一般性业务问题的来函、请示与本学院的复函、批复等文件材料;下属单位报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。

第九条  学院形成的人事、教学、基建、会计、科研及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限,按国家有关规定执行。

第十条  学院对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档。

学院应归档纸质文件材料中,有文件发文稿纸、文件处理单的,应与文件正本、定稿一并归档。

第十一条  学院联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办部门归档,其他部门将相应的复制件或其他形式的副本归档。

第十二条  各部门应根据本规定,结合本部门职能和各部门工作实际,编制本部门的文件材料归档范围和文书档案保管期限表,经学院档案部门审查同意后执行。

第十三条  本规定自发布之日起执行。

:文书档案保管期限表

文书档案保管期限表

一、党群类

1 院级党代会、工会、共青团代表大会的文件材料

1.1 请示、批复、通知、名单、议程、报告、领导人讲话、选举结果、讨论通过的文件、决议、纪要、公报、主席团会议记录等文件材料                           永久

1.2 大会发言,代表建议和意见、议案及答复、办理结果,简报、快报                                 永久

1.3 重要的贺信、贺电,筹备工作、选举过程中形成的文件,小组会议记录、会议服务机构的计划、总结等文件材料                                             30

1.4 讨论未通过的文件                       10

2 各党总支、团总支、分工会的会议文件材料   10

3 学院党委会议纪要、会议记录               永久

4 党群工作活动中形成的文件材料

4.1 重要的

4.1.1 工作报告、计划、总结,换届选举结果   永久

4.1.2 重要专项活动的报告、总结等           永久

4.1.3 党、团员、工会会员名册,批准加入党团、工会组织的文件材料                                 永久

4.1.4 情况反映、工作简报                   10

4.2 纪检、监察工作中形成的材料

4.2.1 纪检、监察工作中形成的综合性报告、调查材料

4.2.1.1 重要的                             永久

4.2.1.2 一般的                             30

4.2.2 本学院处理人民来信来访的文件材料

4.2.2.1 有领导重要批示和处理结果的         永久

4.2.2.2 其他有处理结果的                   30

二、行政类

5行政办公会议纪要、会议记录                永久

5.1 学院召开的工作会议、专题会议文件材料

5.1.1请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要                          永久

5.1.2 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报

                                           30

6 联合召开会议的文件材料

6.1 学院主办的

6.1.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要                         永久

6.1.2 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报

                                        30

6.2 学院协办的

6.2.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要的复制件或副本           30

6.2.2 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报的复制件或副本                                     10

7上级领导检查、视察本地区、本学院工作时形成的文件材料

7.1 重要的                                 永久

7.2 一般的                                 30

7.3 学院工作汇报材料                       30

8 学院编写的文件材料

8.1.1 大事记、组织沿革等                   永久

8.1.2 简报、情况反映、工作信息等           10

8.2 计划、总结、统计、调研等方面的文件材料

8.2.1 年度和年度以上的计划、总结、统计材料  永久

8.2.2 年度以下的计划、总结、统计材料        30

8.2.3重要职能活动的总结、重要专题的调研材料

永久

8.2.4 一般活动的总结、调研材料             10

8.3 出国或出境访问考察、参加国际会议,接待来访等外事活动形成的文件材料

8.3.1 发表的公报,签订的协议、协定、备忘录,重要的会谈记录、纪要等                             永久

8.3.2 出国审批手续、执行日程、考察报告、一般性会谈记录                                         30

9 本学院机构编制、干部人事、保卫、安全、卫生、信访工作文件材料

9.1 机构设置、机构撤并、名称更改、人员编制、印信启用和作废等文件材料                           永久

9.2 人事工作制度、规定、办法等文件         30

9.3 院级人事任免文件                       永久

9.4 先进集体、劳动模范、先进工作者的文件材料

9.4.1 受县级(含)以上表彰、奖励的         永久

9.4.2 受县级以下表彰、奖励的               30

9.5 对本学院有关人员的处分材料

9.5.1 受到警告(不含)以上处分的           永久

9.5.2 受到警告处分的                       30

9.6 职工录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤等文件材料

9.6.1职工录用、转正等                       永久

9.6.2聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤等                                    30

9.7 人事考核、职称评审工作文件材料         30

9.8 职工调动工作的行政、工资、党团组织关系的介绍信及存根                                       永久

9.9 职工名册                               永久

10其它材料

10.1 房产、土地所有权和使用权的文件材料永久

10.2与有关单位签订的合同、协定、协议、议定书等文件材料

10.2.1 重要的                              永久

10.2.2 一般的                              10

10.3接待工作的计划、方案

10.3.1 重要的                              30

10.3.2 一般的                              10

10.4 学院财务预算                          30

10.5 职工承租、购置本单位住房的合同、协议和有关手续                                           永久

10.6 职工住房分配、出售的规定、方案、细则,职工住房情况统计、调查表、职工住房申请             30

三、业务材料

11 学院业务文件材料

11.1 本学院制定的方针政策性业务文件,中长期规划材料                                           永久

11.2 学院的请示与上级部门的批复

11.2.1 重要业务问题的                      永久

11.2.2 一般业务问题的                      30

11.3 同级或下级部门的来函等文件材料

11.3.1 重要业务问题的                      30

11.3.2 一般业务问题的                    10

11.4 学院代上级部门起草并被采用的重要法规性文件、专项业务文件的最后草稿                      30

11.5 学院联合行文的文件材料

11.5.1 学院为主办的

11.5.1.1 重要业务问题的                    永久

11.5.1.2 一般业务问题的                    30

11.5.2 学院为协办的

11.5.2.1 重要业务问题的                    30

11.5.2.2 一般业务问题的                    10

11.6上级部门制发的属于本学院主管业务的文件材料

11.6.1 重要的                              永久

11.6.2 一般的                              10

12 上级部门制发的非本学院主管业务但要贯彻执行的文件材料                                       10

13 同级部门制发的非本学院主管业务但要贯彻执行的文件材料                                       10

档案保管制度

一、综合档案室负责统一管理本院各种门类、各种载体的档案(人事档案、学生档案分别由人事处、学工处负责管理)。

二、档案装具和档案库房必须符合档案保管的要求。

三、档案库房必须有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防光、防高温等档案防护措施,须安装铁门、铁窗和窗帘,并配备灭火器、去湿机、吸尘器、空调机等设备,以延长档案的寿命。

四、定期对档案库房和档案进行检查,并记录在案,发现问题及时报告领导,妥善处理;对破损、褪变档案要及时修补复制。

五、档案库房、档案阅览室、办公室三分开。

六、定期清查核对库藏档案,切实做到帐物相符,如因管理不善造成损害和丢失的,应追究责任。

七、库存档案应依档号顺序排放,各库、各柜均应有档案资料存放标志图、示意图,方便查找。

八、声像等特殊载体档案的保管依照其相应规定进行特殊保管。

档案利用制度

一、凡本院教职工、学生查(借)阅档案,须通过网上档案管理系统进行申请,严格履行查(借)阅登记手续,注明查(借)阅档案的目的,用后及时反馈利用效果。

二、外单位的人员查阅档案,必须持单位介绍信并经院办分管主任批准后方可查阅。

三、因工作需要抄录的档案材料,须经档案室负责人同意后方可抄录。

四、纸质档案资料一般不得借出档案室外使用,确因工作需要必须外借时,须经学院档案人员同意,并经办公室分管主任批准。借出时间一般不得超过两周,到期仍需继续使用时,要办理续借手续。

五、如查(借)阅秘密、机密的档案,须请示本部门领导并由档案室负责人批准;查阅党委会议记录、办公会议记录等材料须经学院办公室主任批准后方可。

六、对借阅的档案,要保持完整清洁,严禁私自拆卷、勾画、涂改、撕页、照相等行为。借出的档案要严格保管,不准转借他人,对将档案丢失者视情节轻重给予处罚。

七、查(借)人员要遵守保密制度,严禁把档案内容向无关人员泄漏,违者按有关规定,给予批评教育或纪律处分。

档案统计制度

一、要及时地、经常地对档案的收进、移出、整理、鉴定、保管、利用、销毁以及档案工作人员、机构、经费、库房、设备等方面进行登记,每年一次对各方面进行认真统计,做好年度报表。

二、严格遵守和执行上级主管部门和档案管理部门规定的各项统计制度和要求,对需上报的报表要按规定上报,做到及时、准确、无遗漏。

三、严格执行国家和系统内所规定的统计计量单位和报表格式,不得有任何随意性;字迹工整、不得潦草和涂抹,做到档案统计工作标准化。

四、档案工作人员要加强档案统计工作的责任心和使命感,认真学习和掌握档案统计方面的业务知识,建立科学的档案统计工作。

五、搞好档案统计分析,及时掌握档案和档案工作情况,进一步提高档案工作的管理水平。

档案鉴定与销毁制度

一、档案鉴定小组定期对达到保管期限的档案进行鉴定,并送有关业务部门征求意见,提出存毁意见。

二、对需销毁的档案进行登记,编制“档案销毁清册”,作为日后查考的凭证。

三、档案销毁清册经主管院领导批准后,方能销毁档案。

四、销毁档案时,应由档案室负责,并有二人以上工作人员鉴销。销毁档案后,应在“档案销毁清册”上注明“已销毁”字样及销毁日期,同时由鉴销人签名盖章。

档案保密制度

一、档案管理人员和利用者均应树立保密观念,贯彻执行《档案法》和《保密法》,共同保守档案机密。

二、对各类档案均应按规定的范围进行查、借阅,并严格履行借阅手续。查、借阅机密档案要经主管领导批准。

三、对机密档案要严格管理,不得将机密档案私自带出档案室或外借,对机密档案内容不得自行摘抄、拍照、翻印或复制。

四、凡涉及档案机密的人员一律不准在家庭、子女及无关人员面前谈论有关档案机密内容,不得在电话、明码电报和私人通信中暴露档案机密。

五、利用者对所借档案文件、技术图纸等必须妥善保管,及时归还,不得转借他人,不准携带公出、探亲访友、出入公共场所。

六、对保管期满、失去保存价值的档案文件要按规定进行鉴定销毁,不得以废纸出售。

七、发生失密、泄密和档案被盗事件时,要立即报告主管领导、保密或保卫部门,当事者要写出书面报告。对违反保密规定、造成失泄密和被盗密者,应按其性质及情节给予严肃处理。